Fast jeder kennt es: Der Kopf ist voller Ideen, Aufgaben und Dinge, die man am Tag erledigen möchte. Und gleichzeitig fragt man sich, wo man am besten anfängt und wie man all diese Dinge an einem einzigen Tag unterbringen soll, ohne dabei etwas Wichtiges aus den Augen zu verlieren. Die Lösung dafür ist ein gutes Zeit- und Selbstmanagement. Damit kannst du dir einen besseren Überblick über deine Aufgaben verschaffen, lernst Dinge zu priorisieren und schaffst insgesamt mehr Klarheit in deinem Kopf. Wie das funktioniert, zeigen wir dir in dem folgenden Beitrag.
Strategien & Methoden des Zeitmanagements
Es gibt verschiedene Methoden und Strategien des Zeitmanagements, um deine Aufgaben, To Dos etc. besser zu strukturieren und zu planen. Im Folgenden findest du ein paar Beispiele, die sich dabei besonders bewährt haben.
ALPEN Methode: Die ALPEN-Methode ist eine Methode, die dir dabei helfen kann, deinen Tag zu strukturieren. Welche Schritte du dabei beachten musst, kannst du im Folgenden nachlesen:
A – Aufgaben, Aktivitäten & Termine aufschreiben
L – Länge der Aktivitäten einschätzen
P– Pufferzeit einplanen
E– Entscheidungen treffen, terminieren & erledigen
N – Nachkontrolle (Unerledigtes übertragen) & Reflektion
TO DO Liste: Diese kann auf verschiedene Art und Weise angelegt werden. Entweder ganz klassisch analog im Notizbuch oder digital oder digital über ein Programm bzw. eine App auf deinem PC oder Handy. Es gibt sehr vielfältige Möglichkeiten. Probiere dich doch einfach aus! Dann wirst du feststellen, welche Variante die Richtige für dich ist.
Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Diagramm: Was muss unbedingt heute erledigt werden und was reicht auch morgen? Das Eisenhower-Diagramm ist eine Methode, die dir dabei hilft, deine Aufgaben zu priorisieren. Dafür musst du deine Aufgaben je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einem der vier Bereiche zuordnen. So verschaffst du dir eine Übersicht, was die wirklich wichtigen Aufgaben sind, die unbedingt erledigt werden müssen. Unwichtige Dinge bzw. mögliche Ablenkungen wie Social Media solltest du bestenfalls aus deinem Kopf streichen.
Tipps für eine effektive Tages- und Wochenstruktur
- Rückblick & Ausblick: Nimm dir am Ende der Woche einmal bewusst Zeit, lass die vergangene Woche Revue passieren und blicke auf die kommende Woche. Welche Dinge hast du in der letzten Woche geschafft, was ist dir besonders gut gelungen? Und welche wichtigen Dinge stehen in der kommenden Woche an?
- B-Aufgaben einplanen: Kreative Aufgaben, Generierung neuer Ideen aber auch Zeit für Weiterentwicklung, Sport und Erholung. Plane gezielt Zeiten für diese Dinge ein und terminiere sie.
- Überblick verschaffen vor Arbeitsbeginn: Bevor du morgens mit der Arbeit beginnst, nimm dir kurz Zeit und gehe deine Aufgabenliste sowie deinen Tagesablauf durch. So verschaffst du dir einen Überblick über deinen Tag.
- „Eat the frog“ first: Auch wenn es unangenehme Dinge oder Aufgaben sind, die dir keinen Spaß machen: Erledige die wichtigsten Aufgaben zuerst!
- Bilde Arbeitsblöcke: Bilde Arbeitsblöcke, z.B. für administrative Aufgaben wie Emails checken, Nachrichten beantworten etc. In diesem Block nimmst du dir gezielt Zeit für diese Dinge, ohne dich in deinen produktiven Phasen davon unterbrechen zu lassen.
- Aktiv Pausen einplanen: Wir können nicht rund um die Uhr konzentriert und leistungsfähig sein. Deswegen ist es umso wichtiger, aktiv Pausen einzuplanen. So lernen wir zwischendurch bewusst abzuschalten und können danach in unseren Arbeitsphasen mit mehr Fokus arbeiten.
- Aufgaben, Ideen und To Dos laufend mitschreiben: Schreibe alle Dinge, die im Laufe des Tages auf dich einprasseln, laufend in einer TO Do Liste mit. So kannst du sie für den Moment aus deinem Kopf streichen und konzentriert an deiner aktuellen Aufgabe weiterarbeiten.
- Tagesabschluss: Beende deinen Tag, indem du Erledigtes abhakst und wichtige anstehende Aufgaben für den nächsten Tag notierst. So kannst du am nächsten Tag direkt mit deinen To Dos durchstarten und musst dich nicht erst noch lange sortieren.